Ralf Kruse

05 Februar 2020

Keine Kommentare

Zuhause Podcasts

Umgang mit ungeplanter Arbeit im Sprint. Durch Transparenz schrittweise Klarheit schaffen.

Umgang mit ungeplanter Arbeit im Sprint. Durch Transparenz schrittweise Klarheit schaffen.

Der Inhalt ist nicht verfügbar.
Bitte erlaube Cookies, indem du auf Übernehmen im Banner klickst.

In Scrum wird die Umgebung durch den Sprint bewusst “eingefroren”. Er ist dadurch vor Einflüssen von außen geschützt und kann nicht verändert werden. Dies gibt dem Team die notwendige Fokussierung, um in einem komplexen Umfeld für einen definierten (kurzen) Zeitraum zu arbeiten. Dies stellt insofern eine Herausforderung dar, als dass man es in vielen Umgebungen noch gewohnt ist, umfangreiche Pläne für einen langen Zeitraum aufrecht zu erhalten und zwischendurch “unter der Haube” nachzusteuern. Mit Scrum stellt sich für viele die Frage, wie man innerhalb dieser zeitlich begrenzten Fokussierung mit ungeplanter Arbeit umgehen soll.

 

In Podcast-Folge #15  „Umgang mit ungeplanter Arbeit im Sprint“ gehe ich auf die Auswirkungen von ungeplanter Arbeit auf den Sprint ein und verdeutliche, wie man durch das Sichtbarmachen von ungeplanten Anfragen ein besseres Verständnis über deren Art und Umfang erhalten kann. Darüber hinaus erläutere ich, wie daraus Lösungen abgeleitet werden können und wie man durch diese Transparenz zu mehr Rückhalt in der Organisation gelangt.

Warum ein geschützter Sprint so wichtig ist.

 

In Scrum stellt der Sprint eine Time-Box dar, die das Team in seiner Arbeit für einen definierten Zeitraum schützen soll. Annahmen und Herangehensweisen werden eingefroren, sodass es seinen Kurs  für eine begrenzte Zeit halten kann und fokussiert ans Ziel kommt – und das Sprint für Sprint (mehr zum Thema Time-Boxing gibt es hier).  Diese sich stetig wiederholende Fokussierung bewirkt, dass das Team eine Routine entwickelt. Und diese Routine schafft  Stabilität und sorgt dafür, dass Erfahrung schnell aufgebaut werden kann und das Team schnell lernt.

 

Um diese Stabilität zu wahren, darf ein Sprint nicht verändert werden. Im Scrum Guide ist geregelt, dass ein Abbruch des Sprints lediglich durch den Product Owner vorgenommen werden darf. Diese Regelung stellt die letzte Möglichkeit der Intervention dar und dient dem Zweck, dann abzubrechen, wenn sich die Marktsituation so drastisch verändert hat, dass ein Beenden des Sprints keinen Sinn macht. Auf einen Abbruch folgt dann ein Review sowie eine Retrospektive, um so schnell wie möglich wieder in einen fokussierten Rhythmus und einen neuen Sprint zu gelangen.

Ein Abbruch des Sprints wird in der Praxis sehr selten vorgenommen. Häufig hat man Angst davor, welche Wirkung diese drastische Maßnahme auf das Umfeld der Organisation hat. Es passiert jedoch leider nicht selten, dass Änderungen “unter der Haube” vorgenommen werden und fixierte Sprints aufgeweicht werden. Dabei wird unterschätzt, wie wichtig die Stabilität des Sprints ist und welche Auswirkungen Änderungen am Sprint auf die Ergebnisse haben. 

Die vollkommene Geschütztheit des Sprint ist in vielen Umgebungen nicht umsetzbar.

 

Es liegt in der Verantwortung des Scrum Masters, in der Umgebung das notwendige Bewusstsein für Scrum und die dazugehörige Arbeitsweise zu schaffen sowie den Fokus des Sprints zu schützen. Auch wenn der Scrum Master seine Pflicht dahingehend getan hat, ist es doch nicht immer leicht, diese neue Art der Arbeit zu leben. In vielen Umgebungen fehlt zwischen den verschiedenen Beteiligten das notwendige Verständnis für die Bedürfnisse des anderen. Es gibt zahlreiche Druckpunkte und Kräfte, die auf die Mitarbeiter wirken und dazu führen, dass irgendwelche wichtigen Aufgaben dringend erledigt werden müssen und daher noch in den Sprint mit aufgenommen werden sollen. Natürlich könnte der Scrum Master dies strikt verneinen, allerdings wird das in vielen Organisationen darauf hinauslaufen, dass das Thema nach “oben” eskaliert wird und sich über Umwege dann doch im Sprint wiederfindet. Es ist nicht leicht, die richtige Balance zwischen der Erhaltung von Routine und Stabilität für das Team und dem Einbringen wichtiger Anfragen zu finden. 

Es macht daher am Anfang Sinn, schrittweise das Verständnis über die Geschütztheit des Sprints aufzubauen und damit für Klarheit zu sorgen. Aus diesem Grund gehe ich in kleinen Schritten in diese Richtung und schaffe Ventile, aus denen wir diese Themen step by step aufarbeiten können.

Durch Transparenz schrittweise Klarheit schaffen

 

Transparenz ist ein wichtiger erster Schritt, mit dieser ungeplanten Arbeit umzugehen. Das bedeutet, es muss erst einmal ein Bewusstsein dafür geschaffen werden, was ungeplante Arbeit bedeutet und wie viel ungeplante Arbeit außerhalb des Sprints überhaupt existiert. Um dieses Verständnis zu schaffen, stelle ich dem Team ganz offen die Frage: “Haben wir ungeplante Arbeit und wenn ja, wie häufig kommt diese vor?”. 

 

Um zu entscheiden, ob eine zusätzliche Aufgabe mit in den Sprint aufgenommen werden soll, ermuntere ich das Team stets dazu, die Wichtigkeit zu hinterfragen und sich vor Augen zu halten, dass die Veränderung des Sprints erhebliche Auswirkungen auf den Sprint und das Ergebnis hat. Wenn das Team dennoch beschließt, dass die negativen Auswirkungen auf den Sprint geringer sind, als die Wichtigkeit dieser ungeplanten Anfrage, wird letztere dem Sprint hinzugefügt.

 

Um diese Veränderung visuell sichtbar zu machen, wird sie in einer gesonderten Spalte aufgeführt. Ich nutze dafür gern signalfarbene Post-It’s, die sich von den anderen Post-It’s unterscheiden. Daraus ergibt sich dann eine Übersicht der dringenden Anfragen von Außen. Ein Sichtbarmachen dieser Anfragen führt dazu, dass das Team ein Gefühl über den Umfang der ungeplanten Arbeit bekommt. Hieraus lassen sich dann wiederum Rückschlüsse für zukünftige Sprints ziehen.

Durch eine Clusterung der Anfragen und deren Auswertung können Bereiche und gegebenenfalls Optimierungsmöglichkeiten identifiziert werden:

  • Identifikation von internen Optimierungswegen 
  • Änderung des Erwartungs-Management der Stakeholder  
  • Optimierung des Systems durch Bug Mapping
  • Identifikation von Zeitpunkten zur Optimierung

Um zu zeigen, wie wertvoll die Analyse der ungeplanten Arbeit sein kann, möchte ich ein Beispiel aus der Praxis aufführen. Bei der Analyse von ungeplanten Anfragen fiel einem Team auf, dass sich ungeplante Anfragen für Landing-Pages aus der Marketingabteilung häuften. Anstatt das Problem jedes mal von neuem “ungeplant” in den Sprint mit aufzunehmen, beschloss man, Maßnahmen daraus abzuleiten und einen Landingpage-Generator zu entwickeln, der diese ungeplante Arbeit übernehmen konnte. Das Team sah sich fortan nicht mehr mit diesen Fragen konfrontiert und konnte sich wieder konsequenter seinen eigentlichen Aufgaben widmen.

Das Sichtbarmachen dieser ungeplanten Arbeit ist nicht nur innerhalb des Teams nützlich. Nach außen in Richtung Stakeholder kann man diese Transparenz nutzen, um Klarheit für konkurrierenden Prioritäten zu schaffen und sicherzustellen, dass das Verständnis zum Umgang mit ungeplanter Arbeit der Stakeholder mit dem des Teams übereinstimmt. Dies ist besonders dann wichtig, wenn sich ungeplante Arbeiten häufen und die Gefahr besteht, dass sich strategische Aufgaben immer weiter nach hinten verschieben. Dies stellt eine Situation in Organisationen dar, die häufig mit Unmut unterschiedlicher Anspruchsgruppen einhergeht. Wenn durch eine gute Übersicht jedoch gezeigt werden kann, wie viel ungeplante Arbeit in den Sprints auf das Team einwirkt und welche Auswirkungen das auf die reguläre Arbeit hat, entsteht in der Regel ein gewisses Verständnis innerhalb der Organisation. Die Prioritäten werden nachvollziehbarer und das Team gelangt dadurch zu mehr Rückhalt, Arbeiten auch mal abzulehnen. 

 

Es ist an dieser Stelle nochmal wichtig zu betonen, dass das bloße Inspizieren der Anfragen nicht ausreicht. Es ist notwendig, dass aus den gewonnen Informationen (Art, Umfang, Häufigkeit und Themenbereiche der einzelnen Anfragen) Maßnahmen getroffen werden, um mit der ungeplanten Arbeiten umzugehen. Neben der Ableitung von Optimierungsmaßnahmen  gibt es unterschiedliche Wege, ungeplante Arbeit in den Sprint einzubinden. 

Wege, ungeplante Arbeit mit einzubinden

 

Aus der oben beschrieben Klarheit heraus können Teams eine passende Arbeitsweise schaffen, mit der sie ungeplante Arbeit in den Sprint integrieren. Eine Möglichkeit, die ungeplante Arbeit in einen Sprint mit aufzunehmen ist, diese zu limitieren. 

  • Limitierung/Kontingente der ungeplanten Arbeit:
    Eine Limitierung kann dadurch erfolgen, dass z.B. 20 % des Sprints “reserviert” werden für ungeplante Arbeit. Konkret bedeutet das, dass das Team neben dem Burn Down Chart ein weiteres “Burn Up Chart” nutzt. In diesem Chart wird dann festgehalten, wie  sich die ungeplante Arbeit im Sprint entwickelt, um früh Rückmeldung an den PO geben zu können und ggf. Maßnahmen daraus abzuleiten. 

Kontingente können auch eine limitierte Anzahl an Post It’s, eine definierte Stundenanzahl oder eine limitierte Anzahl an Teammitglieder sein, die sich der ungeplanten Arbeit widmen.

Ergänzend zur Limitierung der Arbeit können weitere Methoden hilfreich sein, den Eingangskanal für ungeplante Arbeit zu strukturieren und zu managen. 

  • Abstellen eines Supporters
    Zusätzlich zu einer Limitierung kann es Sinn machen, ein Teammitglied für die Überwachung der ungeplanten Arbeit einzusetzen. Diese Person hat den Eingangskanal der ungeplanten Anfragen im Blick und qualifiziert die Arbeiten vor. Sie sorgt dafür, den Sprint stabil zu halten und ermöglicht es, dass diese Anfragen zügig und sinnvoll bearbeitet werden können ohne dass das Team dabei allzu sehr aus seiner Routine kommt.
  • Listen zur Strukturierung
    Ungeplante Arbeit kann zusätzlich zur Limitierung auch auf Grundlage von Listen strukturiert werden. Sie eignen sich besonders für kleinere Verbesserungen oder die Bearbeitung von “Altlasten”. Diese werden in Listenform gesammelt und sobald im Sprint etwas Luft ist,  mit aufgenommen. Um dies zu gewährleisten macht es Sinn, die ungeplante Arbeit etwas großzügiger in den Sprint einzukalkulieren.

Es gibt viele Wege, die ungeplante Arbeit mit in den Sprint aufzunehmen. Wichtig ist, sich vor Augen zu halten, dass die Geschütztheit des Sprints einen wichtigen Grund hat und sich aus der Analyse der ungeplanten Anfragen Möglichkeiten zur Optimierung aufzeigen, die auf jeden Fall genutzt werden sollten.

Ich hoffe, ich konnte mit meinen Tipps neue Impulse liefern, wie mit ungeplanter Arbeit im Sprint umgegangen werden kann. Hast du Fragen oder Anmerkungen? Ich freue mich über Feedback.

Zusammenfassung

Es gibt gute Gründe Warum in Scrum der Sprint geschützt ist und wir nicht einfach unbedarft neue Themen aufnehmen. Es fällt dem Scrum Master zu, diese Umgebung herzustellen. Am sinnvollsten ist es, diese Umgebung Schritt für Schritt herzustellen. Transparenz schafft Klarheit über Umfang, Anzahl und Häufigkeit von ungeplanter Arbeit im Sprint. Aus dieser Übersicht heraus lassen sich Möglichkeiten zur Optimierung und Wege der Einbindung der ungeplanten Arbeit in den Sprint finden.

Übrigens: Solltest Du interessiert sein, dich im Rahmen eines Trainings noch einmal genauer mit den Scrum Events, Artefakten und Rollen theoretisch sowie praktisch auseinanderzusetzen, empfehle ich das Certified Scrum Master Training

 

Schreibe einen Kommentar

%d Bloggern gefällt das:

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmst du der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen