Definition of Done. Fokus und Konsistenz fürs Team.

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Häufig kommen in meinen Trainings die Fragen auf: “Was ist denn die Definition of Done? Und worauf kommt es eigentlich an?” Oft fühlt es sich so an, als wäre die Definition of Done (DoD) eine bloße Checkliste, die abgearbeitet werden muss. In Podcast-Folge #13 „Definition of Done“ gehe ich darauf ein, was die eigentliche Intention der DoD ist, wie wir diese aktiv leben können und worauf es bei einer guten DoD ankommt. 

Warum ist die Definition of Done so wichtig?

 

Worum es bei der DoD eigentlich geht wird besonders deutlich, wenn man sich den Unterschied zwischen Produktentwicklungszyklen von früher und Scrum-Entwicklungszyklen vor Augen hält. Entwicklungszyklen waren damals erheblich länger. Es dauerte durchaus sechs Monate, bis ein Produkt erstmals beim Kunden war. Wenn nach dieser Entwicklungszeit etwas im Produkt nicht vorhanden war, hatte man kaum Chancen, vor der Veröffentlichung etwas nachzujustieren und zu ändern. Es war somit einfach “vergessen” oder “nicht möglich”. Das Motto lautete dann notgedrungen “next time better” – und “next time” bedeutete, ein halbes Jahr später. Anders hingegen verhält sich das heute mit Scrum: Bei bewusst kurzen Entwicklungszyklen die unter 30 Tagen liegen, werden Produktinkremente früh geliefert. Früh genug, um reagieren zu können. Fehler oder vergessene Feature im Produkt werden gleich am Anfang als potentieller Show Stopper enttarnt und nicht erst nach sechs Monaten, wenn man keine Handlungsalternativen mehr hat. 

 

Eine Grundvoraussetzung für dieses Vorgehen ist, dass das Team in enger Zusammenarbeit am gleichen Strang zieht. Um dies zu erreichen, müssen die unterschiedlichen Fähigkeiten und Sichtweisen des selbstorganisierten Teams vereinheitlicht und explizit gemacht werden. Diese Intention spiegelt sich in Scrum in dem wider, was wir unter der Definition of Done verstehen. Sie beantwortet die Frage “Was wollen wir gemeinsam im Blick haben”? 

Wie nutzen wir die Definition of Done?

 

Die DoD kommt in der Ausführung von Scrum bei unterschiedlichen Aktivitäten zum Einsatz. Es ist beispielsweise beim Schätzen und Splitten der Backlog Items wichtig, die Definition of Done zu kennen. Auch im Sprint Planning ist das gemeinsame Verständnis über das “Fertig” von Bedeutung, denn um Items auszuwählen und vorzubereiten müssen wir wissen, was zu “fertig” eigentlich alles dazu gehörtBesonders wertvoll erweist sich die Definition of Done in Bezug auf Fokus und Konsistenz für das Team. Es ist völlig normal, dass der ein oder andere bei der Entwicklung des Produktes Dinge übersieht oder anders definiert als der Rest des Teams. Durch ein Sichtbarmachen der gemeinsamen Definition of Done lässt man individuellen Interpretationen weniger Spielraum und sorgt für Klarheit, wann nachjustiert werden muss. 

Eine Definition of Done, die nicht angepasst wird, hat mit Agilität nichts zu tun

 

Der Fokus unserer Bemühungen liegt nicht darin, gleich am Anfang eines Entwicklungszyklus eine vollständige und perfekte DoD zu suchen. Wichtig ist das Bewusstsein, dass die DoD aktiv ist, d.h. regelmäßig und konsequent gepflegt wird. Die ursprüngliche Anfangsdefinition wird in den allermeisten Fällen im Verlauf der Arbeit angepasst und verändert werden – denn nur dann wird sie aktiv genutzt und entspricht den Anforderungen an Agilität.  

Um dafür zu sorgen, dass die DoD aktiv ist, könnt ihr euch beispielsweise in der Retrospektive näher damit auseinandersetzen. Ich nutze unterschiedliche Methoden, um die Pflege der Definition of Done im Team anzuregen.

1. Story Oscar, Story Himbeere. 

 

Angelehnt an die Filmpreisverleihungen stellen wir uns in dieser Übung die Frage: Was war die beste Story (Oscar) und was war die schlechteste (Himbeere). Weiterführend stellen wir uns dann die Frage, was die Stories besonders gut/schlecht gemacht hat und gewinnen hieraus Erkenntnisse, die eine Änderung oder Konkretisierung der Definition of Done zur Folge haben können.

2. Ampel-Feedback

 

Beim Ampel-Feedback wird die Definition of Done mit all ihren Kriterien notiert und sichtbar gemacht. Das Team bewertet alle Punkte mit einem ebenfalls sichtbaren Ampelsystem 

  • Grün: gut
  • Gelb: geht gerade so
  • Rot: läuft nicht/keine Ahnung was damit gemeint ist

Der Scrum Master kann dann mit einem einfachen “Was meint ihr” ein Gespräch anregen. Ein großer Vorteil der Übungen ist das bewusste Steuern und Pflegen der Definition of Done aus dem Team heraus. Veränderung entstehen aus einer Teamentscheidung heraus und sind nicht einfach nur durch den Scrum Master getrieben.

Somit stellt sich letztendlich nur noch die Frage: Wie komme ich überhaupt zu eine Definition of Done?

Durch Brainwriting zur Definition of Done

 

Um zu einer guten DoD zu gelangen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Im Grunde stellt man sich als Team die generelle Frage: “Worauf müssen wir neben der Funktionalität denn noch achten?” Um dem Ganzen eine Struktur zu geben, nutze ich Brainwriting. Damit kann sichergestellt werden, dass unterschiedliche Sichtweisen mit einbezogen werden und das Team sich detailliert mit diesen Sichtweisen auseinandersetzt. Darüber hinaus hilft es, Konsistenz zu schaffen und ein gemeinsames Verständnis darüber zu gewinnen, was überhaupt machbar ist, und was nicht. Der Ablauf beim Brainwriting lässt sich wie folgt zusammenfassen: 

  1. Einstiegsfrage ans Team: Was machen wir neben der eigentlichen Funktionalität
    – Immer?
    – Manchmal?
    – Nicht, sollten wir aber tun?
  2. Themencluster: Themenbereiche bilden und benennen 
  3. Themenbereiche priorisieren: Was ist wichtig für unsere DoD?
  4. Gespräch: Nacheinander wählt jeder eine gewünschte Karte und spricht darüber. 
  5. 2-3 Runden Gruppenarbeit Themengebiet (ca.10 min):  Die Gruppe stellt im Ergebnis nach jeder Runde vor,
    wie die Definition of Done für dieses Themengebiet lautet und warum dieses Themengebiet wichtig ist.  

Ich hoffe, ich konnte dir mit meinen Tipps neue Impulse und Ideen rund um die Definition of Done und ihren Einsatz in Scrum geben. Hast du Fragen oder Anmerkungen? Ich freue mich immer über ein Feedback.

Zusammenfassung

Die Definition of Done hilft,  die unterschiedlichen Fähigkeiten und Sichtweisen des selbstorganisierten Teams zu vereinheitlichen und explizit zu machen. Sie beantwortet die Frage “Was wollen wir gemeinsam im Blick haben” und sorgt für Konsistenz und Fokus im Team. Sie ist besonders beim Splitten der Backlog Items sowie bei der Auswahl der Items im Sprint Planning von Bedeutung. Die Erstellung und die Pflege der Definition of Done können durch unterschiedliche Methoden angeregt werden (Story Oscar, Story Himbeere; Ampel-Feedback; Brainwriting).

Übrigens: Solltest Du interessiert sein, dich im Rahmen eines Trainings noch einmal genauer mit den Scrum Events, Artefakten und Rollen theoretisch sowie praktisch auseinanderzusetzen, empfehle ich das Certified Scrum Master Training

 

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