Die Time-Box … oder wie wir in Scrum Komplexität meistern.

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Time-Boxing ist in Scrum zentral verankert. Das Werkzeug hat daher besonders in der Scrum-Community viele Fans, denn es wird eingesetzt, um in einer komplexen Welt für mehr Fokus zu sorgen. Aber was genau steckt hinter dieser Idee der zeitlich begrenzten Fokussierung? In meinem Podcast “Time-Boxing” dreht sich alles um das Konzept des Time-Boxings – von der grundlegenden Idee bis hin zur Funktionsweise und Bedeutung in Scrum: Wo findet Time-Boxing in Scrum Anwendung? Wieso macht eine maximale Time-Box für Sprints und Scrum-Events Sinn? Wofür kann Time-Boxing noch hilfreich sein? Da Time-Boxing nicht selten in der Kritik steht, habe ich mich diesem Thema ebenfalls gewidmet um aufzuzeigen, wie man aus der persönlichen Erfahrung heraus ein besseres Verständnis des Time-Boxings erlangen oder gar schaffen kann.

Die Idee des Time-Boxings: was genau steckt dahinter?

 

Unter Time-Boxing versteht man eine bewusste zeitliche Begrenzung in der man versucht, fokussiert ein definiertes Ziel zu erreichen. So einfach das auch klingen mag – es steckt einiges dahinter. Genauer betrachtet bedeutet Time-Boxing das Einfrieren von Annahmen zu einem bestimmten Zeitpunkt und eine Isolation von der Außenwelt, um sich für einen definierten Zeitraum mit einer Thematik auseinanderzusetzen. Aber warum sollte man einen Zustand “einfrieren” und die Außenwelt ausblenden? Time-Boxing macht vor allem dann Sinn, wenn wir uns in einem Umfeld bewegen, das geprägt ist durch Unsicherheit und sich schnell ändernde Rahmenbedingungen. Es hat den den Vorteil, dass wir trotz hoher Komplexität fokussiert arbeiten können und zu einem Ergebnis kommen. Anstelle von Mutmaßungen und unsicheren Annahmen erhalten wir am Ende unseres definierten Zeitraumes ein konkretes Ergebnis, das wir als Grundlage für unser weiteres Vorgehen nutzen können.

Ein zentrales Element in Scrum

 

Genau diese zeitlich begrenzte Fokussierung nutzen wir auch in Scrum. Der Sprint selbst ist eine Time-Box, die das Team in seiner Arbeit für einen definierten Zeitraum schützen soll. Anforderungen und Herangehensweisen werden eingefroren, sodass wir unseren Kurs für diese begrenzte Zeit halten können und fokussiert ans Ziel kommen – und das Sprint für Sprint.

 

Zusätzlich bewirkt diese sich stetig wiederholende Fokussierung, dass Teams eine Routine entwickeln. Und diese Routine schafft  Stabilität und sorgt dafür, dass Erfahrung schnell aufgebaut werden kann und das Team schnell lernt.

 

Um schnell zu lernen, ist es wichtig, dass die Time-Box nicht zu groß ist. In Scrum gibt es daher definierte Grenzen. Eine Maximalgrenze für die Time-Box von Sprints (<30 Tage) sowie der Scrum-Events ist essentiell und eigentlich nur eine weitere konsequente Umsetzung der Idee, möglichst schnell und fokussiert zu iterieren. Ein “Ausufern” der Events oder eine Verlängerung des Sprints würde dazu führen, dass die Iterationen sich vergrößern und Teams langsamer in den nächsten Sprint kommen und daher seltener die Möglichkeit haben, zu lernen.

Time-Boxing und Scrum

Der Grund, warum das Time-Boxing in Scrum Sinn macht, liegt vor allem in der Komplexität der Umgebung, in der Scrum Anwendung findet. Scrum wird gerade dann genutzt, wenn die Vorgehensweise sowie die Wirkung unsicher sind, also eine klassische  Planung nicht möglich ist und Lernen die einzige Möglichkeit darstellt, die Umgebung beherrschbar zu machen. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass Time-Boxing zwar in Scrum hochgradig sinnvoll ist, jedoch in anderen Bereichen, in denen man planvoll und analytisch vorgehen kann, nicht unbedingt das passende Werkzeug darstellt.  

Kritik am Time-Boxing

 

Scheitern im Sprint führt häufig dazu, dass das Konzept des Sprints kritisiert oder zumindest hinterfragt wird. Oft konzentriert sich die Kritik auf das Time-Boxing und die daraus resultierende Belastungsspitze am Ende des Sprints. Der Gedanke, der Sprint sei zu starr oder zu knapp terminiert, führt oft dazu, dass vergessen wird zu hinterfragen, welche Dinge denn darüber hinaus noch Schuld daran sein könnten, dass das Ziel nicht erreicht wurde.

Ich empfehle daher, in solchen Situationen zuerst andere Hindernisse oder wiederkehrenden Muster zu hinterfragen, bevor das Konzept an sich hinterfragt wird. Nicht selten höre ich, dass Sprints daraufhin modifiziert werden und ich rate auch hier, zu hinterfragen, ob das Werkzeug dann überhaupt noch seiner ursprünglichen Idee gerecht werden kann. In den allermeisten Fällen würde ich sagen: Nein.

 

Das Time-Boxing ist ein hilfreiches und stimmiges Werkzeug zur Umsetzung von Scrum, allerdings kann man behaupten, dass es beherrscht werden muss. Trotz der großen Vorteile was Effektivität und Stabilität angeht, ist bei den meisten am Anfang ein Umdenken weg vom Perfektionismus notwendig – und das muss natürlich erstmal erlernt werden. Meine Erfahrung mit Time-Boxing ist, dass die Anwender ein besseres Verständnis und eine höhere Akzeptanz entwickeln, wenn sie es selbst einmal in irgendeiner Form erlebt haben.  

Time-Boxing und Gruppenmoderation

Time-Boxing eignet sich sehr gut zur Moderation von Gruppen. Da ich die Erfahrung gemacht habe, dass Gruppen in Gesprächen oft erst kurz vor Schluss zu den wichtigen Themen kommen, nutze ich das Werkzeug gern für Diskussionen oder Gruppenarbeiten. Meine Herangehensweise ist, den Gesprächen/Aufgaben eine definierte Time-Box (z.B. 10 Min.) zu geben und am Ende des definierten Zeitraums das Ergebnis zu hinterfragen. Ist es für die Gruppe gut genug, endet das Gespräch. Ist es das nicht, folgt eine weitere Iteration.

Das erleben sorgt für Verständnis und Akzeptanz

 

Um das Time-Boxing für sich oder andere erlebbar zu machen, nutze ich unterschiedliche Techniken. Zwei meiner Favoriten möchte ich euch vorstellen. Beide helfen, erste Erfahrungen zu sammeln und sich mit dem Werkzeug und dem sich dahinter verbergenden Prinzip vertraut zu machen. 

  • Mini-Sprints als Technik für Gruppen:
    In insgesamt 90 Minuten erarbeiten Gruppen ein Thema im Sprint-Format. Sie durchlaufen von der Planung über Arbeitszeit bis hin zur Retrospektive alle Events im Mini-Format. Nach mindestens zwei oder drei Mini-Sprints weiß die Gruppe in der Regel was es bedeutet, fokussiert zu sein, Erfahrung zu sammeln, Routine zu entwickeln und zu lernen. 
  • Pomodoro-Technik für individuelle Erfahrungen:
    Unter der Pomodoro-Technik versteht man das Abarbeiten von Aufgaben basierend auf definierten Time-Boxen von 25 Minuten. Der Anwender nimmt sich für jede Aufgabe seiner To-Do-Liste 25 Minuten fokussiert Zeit. Darauf folgen fünf Minuten Pause, bevor die nächste Aufgabe für weitere 25 Minuten abgearbeitet wird. Nach ein paar Runden sollte eine längere Pause eingelegt werden. Das ganze sollte ca. 1 Woche lang umgesetzt werden. Die Anwender erleben nach ca. zwei Tagen die Vorteile dieser Fokussierung: Es entsteht langsam eine Routine. Durch die fünfminütige Pause schaffen es Anwender, ihre Konzentration zu steigern und den Tag über aufrecht zu halten. Ein weiterer Benefit: Das as Gefühl für die Kapazität eingehender Aufgaben verbessert sich und sorgt für realistische Einschätzungen.

Seid nicht überrascht, wenn das Feedback am Anfang negativ ausfällt. Aufgrund des für viele ungewohnten Musters erfordert die Umsetzung etwas Disziplin am Anfang. Für die meisten wird diese Terminierung anfangs als “Unterbrechung” wahrgenommen. Dafür werden die vielen Vorteile bereits nach kurzer Zeit deutlich und machen den “Schmerz” am Anfang wieder gut.

Zusammenfassung

Time-Boxings ist ein zentrales Konzept in Scrum wobei der Sprint selbst sowie auch die Scrum Events eine Time-Box darstellen. Sowohl für den Sprint als auch für die einzelnen Scrum-Events gibt es eine maximale Time-Box. Die zugrundeliegende Intention ist es, die Arbeit sowohl für einzelne Anwender als auch für die Arbeit im Team effektiver zu organisieren. Bei der Kritik an dem Werkzeug des Time-Boxing ist mein Hinweis, zu hinterfragen, ob es das richtige Tool für den gegebenen Kontext ist (Stichwort Komplexität) und auch, ob das Tool effektiv eingesetzt wird. Um ein besseres Verständnis für das Time-Boxing an sich zu bekommen und sich daran zu gewöhnen ist meine dringende Empfehlung, sich eine persönliche Erfahrung aufzubauen und/oder die Erfahrung für andere erlebbar zu machen, beispielsweise durch Mini-Sprints oder die Pomodoro-Technik.

Ich hoffe, ich konnte mit meinen Tipps neue Impulse liefern und dich dazu ermutigen, Time-Boxing auch außerhalb von Scrum einmal zu erleben oder für eine Gruppe erlebbar zu machen. Hast Du Fragen oder Anmerkungen? Ich freue mich immer über ein Feedback.  

Übrigens: Solltest du interessiert sein, dich im Rahmen eines Trainings noch einmal genauer mit den Scrum Events oder Rollen theoretisch sowie praktisch auseinanderzusetzen, empfehle ich das Certified Scrum Master Training

 

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