Die Sprint Retrospektive – Ein geschützter Raum.

Die Sprint Retrospektive ist das letzte Scrum Event, welches den notwendigen Raum gibt um Verbesserungen nach dem Sprint zu identifizieren und anzugehen. Somit wird jeder Sprint auch am Ende von dem Team zusammen ausgewertet und reflektiert. Dabei wird für das Team klarer, was sich bewehrt hat und mit in den nächsten Sprint darf und was nicht. Sprint für Sprint wird so die Arbeit der einzelnen Teammitglieder und der Prozess im Ganzen optimiert.

In dieser Folge #42 wird auf den Zweck einer Retrospektive eingegangen, sowie auch der typische Aufbau und die Haltung zu diesem wichtigen Scrum Event.

Aufgrund des hohen Stellenwertes regelmäßiger Optimierungsmaßnahmen in der Arbeit mit Scrum, bezeichnet die Community die Retrospektive nicht selten als wichtigstes Scrum Ereignis. In der Praxis jedoch ist diese Art der Reflexion für viele Umgebungen ungewohnt und oft nicht präsent. In Folge #42 gehe ich auf den Zweck einer Retrospektive sowie auch auf den typischen Aufbau und die Haltung hinter diesem wichtigen Scrum Event ein und verdeutlichte anhand eines Leitfadens, wie in der Praxis Retrospektiven effektiv umgesetzt werden können.

Retrospektiven in Scrum: Gut, dass wir sie heute haben.

 

Die Sprint Retrospektive ist ursprünglich kein Teil von Scrum gewesen. Anfangs waren lediglich das Sprint Planning, das Daily Scrum sowie das Sprint Review fester Bestandteil. Auf Basis des Produktinkrements wurden damals im Sprint Review sowohl das Produkt als auch der Prozess gleichermaßen reflektiert. Das Einbeziehen von Gästen (das ja sehr wichtig ist für die Einordnung, Bewertung und weitere Ausgestaltung des Produktes) führte jedoch dazu, dass es oft nicht gut funktionierte, die eigene Arbeitsweise zu reflektieren.

 

Warum dies so ist, erklärt sich ganz einfach: Um unsere Arbeitsweise offen und ehrlich zu hinterfragen, braucht es einen geschützten Raum, in dem wir wirkliche Probleme benennen und aufarbeiten können. Darüber hinaus hat sich damals gezeigt, dass eine vermischte Betrachtung der Ebenen “Produkt” und “Prozess” häufig dazu führte, den Fokus zu verlieren.

 

Eine produktseitiges Problem führte dazu, den gesamten Prozess zu hinterfragen und umgekehrt. Auch aus dieser Perspektive betrachtet, ist die separate Reflexion von Produktinkrement und Prozess sinnvoll. Daher liegt heute der Schwerpunkt des Sprint Reviews auf dem Inspizieren des Produktinkrements, um daraus die Ausrichtung des Produktes im Product Backlog nachzujustieren. Der Fokus der Retrospektive hingegen liegt auf der Arbeitsweise des Scrum Team. 

 

Der Zweck einer Retrospektive: Schwächen mindern und Stärken ausbauen. 

 

Retrospektiven dienen also dazu, einen geschützten Raum zu schaffen, in dem Eindrücke aus dem Sprint reflektiert werden und das Team gemeinsam aus der bisherigen Arbeitsweise lernen und konkrete Verbesserungen ableiten kann. In der Praxis zeigt sich, dass ein Raum zur Reflexion der Arbeitsweise durchaus nicht trivial ist. In vielen Umgebungen wird durch das Einführen von Retrospektiven zum ersten mal überhaupt angestoßen, die eigene Arbeitsweise regelmäßig zu hinterfragen und zu optimieren. Getreu dem Motto “Warum etwas ändern, wenn doch alles rund läuft?” wurde oft nur dann reflektiert, wenn es Probleme gab.

 

Dabei steckt in der Optimierung der Arbeit ein unglaublich hohes Potential, Prozesse auf einfache Weise noch besser zu machen. Es geht bei der Retrospektive nämlich nicht nur darum, Schwächen zu mindern. Es ist mindestens genauso wichtig, Stärken regelmäßig und bewusst auszubauen. Durch die regelmäßige Umsetzung von Retrospektiven können solche Potenziale kontinuierlich aufgedeckt und genutzt werden.

 

Dies ist für die Arbeit mit Scrum so wichtig, dass gemäß Scrum Guide bei der Durchführung von Retrospektiven mindestens eine konkrete Verbesserungsmaßnahme entstehen soll, die dann im darauffolgenden Sprint umzusetzen ist. Um diesen empirischen Regelkreis in Gang zu setzen, kann man sich anhand der festgelegten Maßnahmen des letzten Sprints retrospektiv folgende Fragen stellen: 

  • Haben wir die Maßnahme umgesetzt?
  • Hat es geholfen, das Problem zu lösen?  
  • War es das wirkliche Problem?

Die ritualisierte Umsetzung und Reflexion konkreter Maßnahmen hat nicht nur den Vorteil, seine Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern bzw. Probleme kontinuierlich zu beseitigen. Die regelmäßige Bearbeitung bewirkt darüber hinaus, dass Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten sich nicht zu überdimensional großen Themen aufbauen, die im Team eine Art Angst oder Respekt erzeugen und daher nicht angegangen werden. 

Die richtige Haltung in einer Retrospektive

 

Neben des eigentlichen Zwecks einer Retrospektive halte ich es für besonders wichtig, dass im Team die richtige Haltung gegenüber Retrospektiven herrscht. Es muss völlig klar sein, worum es bei dieser Reflexion geht. Norman Kerth (Project Retrospectives – A Handbook for Team Reviews) fasst die passende Haltung zur Retrospektive wie folgt zusammen: „Unabhängig davon, was wir entdecken werden, verstehen und glauben wir aufrichtig, dass in der gegebenen Situation, mit dem verfügbaren Wissen und Ressourcen und unseren individuellen Fähigkeiten, jeder sein bestes getan hat.“ 

 

Dies bedeutet nichts anderes, als dass Verbesserung nicht durch die Suche nach Schuldigen entstehen. Sie entstehen vielmehr daraus, dass wir uns als wahres Team zusammenraufen, gemeinsam vorangehen und einander helfen. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass, wenn vermeintlich eine Person im Team scheitert, es in der Regel nicht an ihr alleine liegt. Aller Wahrscheinlichkeit nach wurde sie in irgendeiner Form vom Rest des Teams alleine gelassen. Für das Gelingen einer Retrospektive halte ich es daher für essentiell, dass Teams nicht nur den Zweck dahinter verstehen, sondern ebenfalls mit der richtigen Haltung daran teilnehmen. 

 

Retrospektiven sollten ein geschützter Raum sein

 

Um mehr als nur oberflächliche Änderungen hervorzurufen, benötigt das Team einen geschützten Raum. Es muss sich sicher fühlen können, denn nur dann ist es möglich, die wahre Perspektive mit einzubringen. Um diesen Rückzugsort zu schaffen, ist die Retro in der Regel auf das Scrum Team beschränkt. Gäste werden nur eingeladen, wenn dies explizit durch alle gewünscht ist. Gleichzeitig ist es wichtig, dass die in der Retro besprochen Themen nicht außerhalb des Scrum Teams diskutiert werden. Ich spreche hier gern von der so genannten Las Vegas-Regel: “Was in Vegas passiert, bleibt auch in Vegas”. Sie gilt ebenfalls als Grundsatz der Retrospektive: Erkenntnisse, Überlegen und Informationen haben außerhalb der Retro nichts zu suchen. Es ist die Aufgabe eines guten Scrum Masters, diese Sicherheit durch die richtigen Maßnahmen im Vorfeld sowie durch die Gestaltung während der Umsetzung, zu schaffen. 

Der typische Aufbau einer Retrospektive 

 

In der Praxis gibt es häufig Herausforderungen bei der Umsetzung von Retrospektiven. Ich beobachte dabei wiederkehrende Muster bei den Teilnehmern, die dazu führen, dass Retrospektiven ineffektiv ablaufen. Einige typische Herausforderungen zeigen sich wie folgt: 

  • Herdenverhalten: der Lauteste sagt etwas, der Rest stimmt zu
  • Kollektives Meckern ohne Handlung
  • Oberflächliche Symptombehandlung anstelle von wirkungsvollen Aktionen
  • Es entstehen kaum Maßnahmen und es wird nicht ausprobiert 
  • Schwerfälligkeit beim “switch” von Arbeitsmodus in den Reflexionsmodus 

 

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat es sich bewährt, die Retrospektive auf Basis von fünf Phasen zu strukturieren, die ich im Folgenden vorstellen werde. Ich möchte an dieser Stelle darauf hinweisen, dass es sich dabei um ein Hilfsmittel handelt, dessen Einsatz sinnvoll sein kann. Ich ermutige aber auch dazu, den Aufbau der fünf Phasen passend zum individuellen Kontext auszugestalten. Als Inspirations- und Wissensquelle kann ich den Retromat  wärmstens empfehlen. Er wurde von Corinna Baldauf initiiert enthält eine wunderbare Sammlung an Informationen und konkreten Praktiken, rund um das Thema Retrospektive. 

 

Die fünf Phasen einer Retrospektive im Detail 

 

  • Setting the Stage & Gesprächsklima schaffen
    In der ersten Phase gilt es, ein passendes Gesprächsklima zu schaffen. Dazu gehört, Erwartung an die Retro zu formulieren, alte Maßnahmen zu bewerten sowie den Sprint in wenigen Worten zusammenzufassen.  
  • Gather Data & Themen sammeln
    In der zweiten Phase geht es darum, Themen und Daten zu sammeln, um einen Gesamteindruck zu erhalten. Dies kann in der Gruppe gemacht werden, oder in zweiminütiger Reflexion alleine.
  • Building Insights & Erkenntnisse gewinnen
    Aus den gesammelten Daten können nun in der dritten Phase Erkenntnisse gewonnen und Schwerpunkte identifiziert werden. Um die notwendige Tiefe zu erreichen, gibt es zahlreiche Techniken. Ich nutze gerne die “5 “Whys” Technik, bei der fünfmal die Frage “Warum” gestellt wird, um Schritt für Schritt an den Kern eines Problems zu gelangen.  
  • Concrete Action & Entscheidungen treffen
    In Phase vier geht es darum, konkrete Entscheidungen und Aktionen festzulegen. Dies kann beispielsweise ganz einfach umgesetzt werden, indem man einzelne Aktivitäten konkret benennt und festlegt, wer sich diesem Thema annimmt. 
  • Closing & ABSCHLUSS – Retro Retro oder Appreciation
    Mit Phase fünf soll die Retrospektive abgeschlossen werden. Sie fasst die Erkenntnisse und geplante Aktionen mit Blick auf den kommenden Sprint motivierend zusammen und schließt den offenen Raum wieder. Sie ist auch eine passende Plattform, um Wertschätzungen einzelner Personen oder dem Team gegenüber auszusprechen. 

 

Abschließend möchte ich noch einmal die Wichtigkeit hervorheben, Retrospektiven nicht isoliert sondern im Kontext von Scrum zu betrachten und somit den kompletten Scrum Rahmen ergänzend im Blick behalten. Scrum Events stehen im direkten Zusammenhang mit der Retrospektive. Beispielsweise offenbaren Ergebnisse aus dem Sprint Review Ansatzpunkte für Optimierungsmöglichkeiten: Sollte das Team im Review einmal feststellen, das Thema “verfehlt” zu haben, finden sich genau dort Impulse für mögliche Verbesserungen. Darüber hinaus stellen das Sprint Planning und das Sprint Backlog eine gute Plattform dar, um konkrete Maßnahmen sichtbar zu machen und im Sprint umzusetzen. Kurz gesagt: Eingebettet in den Scrum Rahmen können Retrospektiven ihre volle Wirkung entfalten. 

Zusammenfassung

Retrospektiven schaffen den notwendigen Fokus, Verbesserungen zu identifizieren und anzugehen. Es gibt viele Tipps dazu, Retrospektiven gut zu strukturieren. Die Fünf-Phasen-Struktur ist ein guter Startpunkt, die Retro zu gliedern. Der Retromat liefert weitere Anregungen und Impulse, die Retrospektive auszugestalten. Um einen offenen Austausch zu erhalten ist es essentiell, mit der Retrospektive einen sicheren Raum für Verbesserungen zu schaffen und diesen zu schützen. Im Zusammenspiel mit weiteren Scrum Elementen kann die Retrospektive ihre volle Wirkung entfalten.

Hast du Fragen oder Anmerkungen? Ich freue mich immer über Feedback.

Alle Folgen kannst du dir auch über meinen Podcast “Scrum meistern” anhören. Besuche auch meinen YouTube Channel “Scrum meistern”.

Dort findest du alle Interview-Videos.

Übrigens: Solltest Du interessiert sein, dich im Rahmen eines Trainings noch einmal genauer mit den Scrum Events oder Rollen theoretisch sowie praktisch auseinanderzusetzen, empfehle ich das Certified Scrum Master Training. Speziell für Product Ownership empfehle ich das Certified Porduct Owner Training.